合同管理軟件旨在創(chuàng)建、管理、跟蹤、存儲、保護(hù)和發(fā)送企業(yè)與其他方之間的合同和其他關(guān)鍵文檔。然而，僅僅了解什么是合同管理軟件并不能保證您最終會找到適合您獨(dú)特業(yè)務(wù)需求的最佳解決方案，我們將引導(dǎo)您了解如何選擇正確的合同管理系統(tǒng)。

什么是合同管理？

合同管理是指有人負(fù)責(zé)管理員工、供應(yīng)商或其他方的合同。管理合同是一種被忽視的管理形式。合同管理是管理合同創(chuàng)建、執(zhí)行和分析的過程，以最大限度地提高組織的運(yùn)營和財務(wù)績效，同時最大限度地降低財務(wù)風(fēng)險。組織面臨著降低成本和提高企業(yè)績效的越來越大的壓力。事實證明，合同管理是一個非常耗時的業(yè)務(wù)要素，這促進(jìn)了對有效的自動化合同管理系統(tǒng)的需求。

合同管理系統(tǒng)用于管理法律合同的創(chuàng)建、談判、簽署、續(xù)簽和數(shù)據(jù)分析。它使業(yè)務(wù)團(tuán)隊能夠在一個統(tǒng)一的工作空間中大規(guī)模自助服務(wù)、簽訂協(xié)議并管理日常合同。大多數(shù)涉及承包商的復(fù)雜項目現(xiàn)在都使用合同管理軟件，而不是依賴于紙質(zhì)合同的手動管理。它已成為跟蹤涉及成本的多種活動的重要工具，對于自動化管理、確保合規(guī)性、監(jiān)控風(fēng)險、運(yùn)行報告和觸發(fā)警報特別有用。除了這些類型的功能之外，合同管理軟件系統(tǒng)還為員工提供一個集中存儲庫，使員工可以在一個地方快速訪問所有合同。將合同存儲在多個位置可能會延遲并擾亂合同流程。合同管理軟件可以通過無代碼或低代碼開發(fā)平臺自主開發(fā)，也可以選擇個性化的定制開發(fā)服務(wù)，兩種方式都可以滿足需求。

合同管理系統(tǒng)的功能

公司的合同管理系統(tǒng)不僅列出了這些重要細(xì)節(jié)，還控制了公司賣家可能無法正常運(yùn)作的風(fēng)險。合同管理系統(tǒng)的功能包括：

倉儲企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同

核心工作流程管理系統(tǒng)，用于促進(jìn)和管理新合同的起草和執(zhí)行。

適應(yīng)供應(yīng)商關(guān)系及其互動的靈活性

供應(yīng)商到期的里程碑日歷

合同生命周期內(nèi)管理信息和活動的清單

合規(guī)監(jiān)控

指示預(yù)期行為發(fā)生變化的警報

商定的交貨時間表以及跟蹤它們的能力

每個產(chǎn)品線和供應(yīng)商的價格和預(yù)算。

記錄存托憑證以持有公司使用的實時合同和標(biāo)準(zhǔn)合同。

任何事件管理問題。

要求主管部門對任何不遵守合同的行為作出回應(yīng)。

征求建議書(RFP) 管理包括：基于模板的創(chuàng)建。創(chuàng)建交互式和動態(tài)的工作流程管理。貫穿整個生命周期的結(jié)構(gòu)化RFP 管理。

合同管理，包括：基于模板的創(chuàng)建。創(chuàng)建交互式和動態(tài)的工作流程管理。整個生命周期的結(jié)構(gòu)化合同管理。

將顯示哪些合同的管理信息：具有最大的潛在風(fēng)險、管理成本高昂、具有最大價值、即將續(xù)簽、管理時間過長。

合同管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

當(dāng)公司達(dá)到足夠規(guī)?；虺砷L階段時，往往會在合同管理上進(jìn)行投資，這意味著合同數(shù)量正在失控。這里的風(fēng)險很快就會增加，因此現(xiàn)在是控制這一過程的好時機(jī)。

以下是實施合同管理系統(tǒng)的一些主要好處：

優(yōu)點(diǎn)一：更快

從最終模板進(jìn)行修改比從頭開始編寫文檔更快。以數(shù)字方式組織多個文檔比每次手動組織要快得多。物理合同中涉及的手動流程、協(xié)作、談判和簽名都可以更快地進(jìn)行。

優(yōu)點(diǎn)二：協(xié)作

您的新雇主已向您發(fā)送了一份合同。您想接受，但開始日期錯誤。你必須給他們打電話；他們在Word 文檔中進(jìn)行更改，將其導(dǎo)出為PDF，打印，通過郵件發(fā)送，幾天后就會送達(dá)。但他們弄錯了你的地址。我們又去了。借助合同管理軟件，各方都可以立即更改實時文檔。

優(yōu)點(diǎn)三：可共享

文件準(zhǔn)備好后，可以將其鏈接通過電子郵件發(fā)送給所有相關(guān)方，無論是需要審閱該文件的同事還是需要簽署該文件的交易對手。

優(yōu)點(diǎn)四：可搜索

在數(shù)字系統(tǒng)中存儲和管理合同意味著一定程度的可搜索性，與手動處理相比可以節(jié)省大量時間。在幾毫秒內(nèi)以數(shù)字方式找到具體結(jié)果顯然比在文件柜中尋找線索更好。

優(yōu)點(diǎn)五：安全性

過去，敏感合同的安全程度通常取決于其被鎖在文件柜中的程度。合同管理系統(tǒng)通常使用加密和復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，將所有合同安全地鎖定在多層密碼后面。最好的解決方案具有極其強(qiáng)大的防御機(jī)制來保證數(shù)據(jù)安全。

優(yōu)點(diǎn)六：定期備份

實物合同也容易因火災(zāi)和洪水等不可預(yù)見的事件而丟失或毀壞，這可能使當(dāng)事人不確定自己的權(quán)利和義務(wù)。合同管理系統(tǒng)解決方案可以無限期存儲文檔并定期備份，以消除丟失風(fēng)險。

優(yōu)點(diǎn)七：可擴(kuò)展性

如果您每月需要10 個銷售協(xié)議突然變成500 個，那么您最不希望看到的就是法律瓶頸。用戶依賴合同管理軟件，因為他們可以快速增加創(chuàng)建的合同數(shù)量，而無需額外的人員或預(yù)算。解決方案需要易于采用才能成功擴(kuò)展。

優(yōu)點(diǎn)八：全球性

全球協(xié)議是企業(yè)不再需要承擔(dān)的業(yè)務(wù)成本。用戶現(xiàn)在可以立即使用合同管理軟件來確保與世界另一端的客戶簽訂服務(wù)提供商協(xié)議，并且無論身在何處都可以共享和協(xié)作處理法律文件。

優(yōu)點(diǎn)九：無限性

公司可能需要保留數(shù)千份合同，這個數(shù)字只會隨著時間的推移而增長。合同管理軟件意味著這個存儲問題是云存儲問題，而不是倉庫采購問題。找到合同也很容易，而不必從地下室挖出實際的副本。

選擇合適的合同管理系統(tǒng)

在不斷發(fā)展的過程中，隨著業(yè)務(wù)量的積累，簽訂的合同數(shù)量逐漸增多，大量的合同信息需要人工處理。如果仍然按照傳統(tǒng)方式管理合同，將會引發(fā)一系列問題。工作效率低下，合同信息核對過程麻煩，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。推來客合同管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。所有合同信息統(tǒng)一在線管理，自動統(tǒng)計合同金額，記錄合同違約信息、索賠信息、賬單信息。通過使用此管理系統(tǒng)，您可以輕松管理所有合同文檔、跟蹤支出、協(xié)商更好的交易并降低財務(wù)風(fēng)險。其他有益的成果包括有機(jī)會消除多余的庫存、提高合同合規(guī)性和團(tuán)隊效率。

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